Nội dung chính
Quản Lý Kho Hàng Và Thực Phẩm Trong Nhà Hàng
Quản lý kho hàng và thực phẩm trong nhà hàng hiệu quả là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp thực phẩm phải đối mặt. Tùy theo điều kiện của nhà hàng và kinh nghiệm của người quản lý mà quản lý kho hàng có thể là một công việc phức tạp, tốn thời gian và tẻ nhạt.
Việc dự đoán phải nhập bao nhiêu hàng cho đủ số lượng cần thiết cũng không hề dễ dàng bởi các con số luôn biến động theo nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên lãng phí thực phẩm hết tuần này đến tuần khác, từ tháng này qua tháng khác, thì rất khó để tiếp tục duy trì hoạt động kinh doanh của nhà hàng.
Các trường hợp lãng phí thực phẩm và quản lý kho hàng kém hiệu quả thường xuất phát từ nguyên nhân do bạn không theo dõi, giám sát và phân tích dữ liệu đúng cách. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và khả năng thành công của một doanh nghiệp thực phẩm – và rất nhiều chủ nhà hàng khi mới bước chân vào kinh doanh không biết cách tận dụng hết tiềm năng của nó.
Dưới đây là những phương pháp mà các nhà hàng nên thực hiện để có thể quản lý kho hàng hiệu quả.
Sắp xếp kho hàng có trình tự
Việc sắp xếp kho hàng có trình tự rất quan trọng. Thao tác này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý kho hàng của mình hơn, đồng thời để hàng hóa được bảo quản cẩn thận, giảm thiểu tình trạng lãng phí thực phẩm. Tất cả các khu vực bảo quản thực phẩm bao gồm tủ lạnh, tủ đông và có thể tiếp cận, kho chứa đồ khô, tủ quầy bar, khu vực chuẩn bị và chế biến món ăn,… đều phải được sắp xếp theo phương pháp “Nhập trước, xuất trước (FIFO)”. Một cách khác để đảm bảo thực phẩm được sử dụng trước khi bị hư hỏng là chọn hộp đựng được thiết kế theo phương pháp FIFO.
Thường xuyên kiểm kê kho hàng
Trách nhiệm của một người quản lý kho hàng bắt buộc phải kiểm kê kho hàng thường xuyên. Khoảng cách giữa các thời điểm và cách thức kiểm kê cũng rất quan trọng. Do đó, bạn nên đào tạo một hoặc hai nhân viên đáng tin cậy để giúp bạn thực hiện công việc kiểm kê kho hàng và nhập liệu thông tin một cách đầy đủ và chính xác.
Để kiểm kê hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo các gợi ý sau:
- Kiểm kê vào cùng một ngày và cùng một thời điểm của mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng.
- Kiểm kê trước khi bạn mở cửa hoặc sau khi bạn đóng cửa nhà hàng.
- Kiểm kê vào ngày trước khi nhập hàng mới.
- Chú ý các mặt hàng tồn kho sắp hết hạn.
Đánh giá số liệu thực tế
Kiểm kê kho hàng rất quan trọng, nhưng đồng thời cũng đừng quên đánh giá số lượng thực tế (những gì hiện có trong kho) với số lượng dự kiến (những gì được ghi trong báo cáo của bạn). Chẳng hạn như trong báo cáo của bạn ghi hôm nay nhập chín kỹ thịt gà, nhưng thực tế hiện có lại chỉ có năm ký thịt gà, như vậy cho thấy đã xảy ra sai sót trong quá trình kiểm kê hàng hóa.
Hàng hóa bị kiểm kê thiếu thường xuất phát từ các nguyên nhân:
- Các đơn đặt hàng được chuyển đến gấp và chưa được nhập vào hệ thống POS.
- Các món ăn được khách yêu cầu “trả lại” và phải làm lại món mới nhưng không được ghi lại trong hệ thống POS.
- Những thực phẩm hết hạn sử dụng, hư hỏng hoặc nghi ngờ hư hỏng được đem vứt nhưng không ghi chú lại.
Nhà hàng là môi trường luôn phải hoạt động trong cường độ công việc cao, vì vậy nếu bạn phạm sai lầm hoàn toàn có thể xảy ra, nhất là với những người chưa có kinh nghiệm trong vị trí quản lý kho hàng. Tuy nhiên, bạn nên biết cách để điều chỉnh lại hạn chế khả năng xảy ra những sai sót tương tự, bởi nếu thất thoát kéo dài sẽ làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của nhà hàng.
Kiểm soát số lượng hàng hóa
Nếu so sánh con số thực tế của mình với con số dự kiến và nhận thấy trong kho một số hàng hóa thường xuyên rơi vào tình trạng bị lãng phí, thì khi kiểm tra lại nguyên nhân, bạn sẽ phát hiện có thể là các vấn đề sau:
- Chia khẩu phần thức ăn của khách nhiều hơn mức quy định. Điều này cho thấy bạn cần làm việc lại với Đầu bếp của nhà hàng mình, trao đổi và thống nhất với nhau về tiêu chuẩn phân chia khẩu phần phục vụ khách.
- Nhập hàng quá mức. Điều này cho thấy bạn hoặc quản lý kho hàng của bạn đang không chú ý đến số lượng hàng hóa có trong kho.
- Số lượng hư hỏng trên mức trung bình, cho thấy cửa hàng của bạn không hoạt động đúng cách hoặc nhân viên không tuân theo các phương pháp FIFO.
- Số lượng món ăn khách yêu cầu “trả lại” trên mức trung bình. Vấn đề này cho thấy bạn cần đào tạo lại và nâng cao tay nghề của Đầu bếp trong nhà hàng mình, hoặc thậm chí là bạn buộc phải tuyển dụng Đầu bếp mới.
Cho dù bạn đang điều hành một chuỗi nhà hàng lớn, một quán ăn nhỏ hay một quán cà phê đi nữa thì việc quản lý kho hàng và thực phẩm luôn đóng vai trò rất quan trọng, là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của nhà hàng bạn. Đừng bỏ qua hoặc xem nhẹ bất kỳ bộ phận nào trong chuỗi các hoạt động của nhà hàng để đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả tốt nhất.
Hải Uyên
