Quy Trình Thanh Toán Tại Nhà Hàng

Quy Trình Thanh Toán Tại Nhà Hàng

Trải nghiệm dịch vụ rất quan trọng để mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Bên cạnh phục vụ món ăn ngon miệng, thì quy trình thanh toán nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và minh bạch cũng sẽ giúp khách hàng cảm thấy vừa ý và tăng khả năng quay lại nhà hàng. Ngày này, khách hàng có thể thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau, đã không còn chỉ thanh toán bằng tiền mặt như trước, các phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng, hoặc chuyển khoản cũng dần được ưu tiên lựa chọn hơn bởi tính an toàn, thuận tiện. Do đó, nhân viên thực hiện thanh toán (hoặc thu ngân) phải nắm rõ những kiến thức và kỹ năng về quy trình thanh toán tại nhà hàng.

Các phương thức thanh toán phổ biến tại nhà hàng

1. Thanh toán bằng tiền mặt

Đây là phương thức thanh toán truyền thống và được áp dụng trong tất cả các nhà hàng hiện nay. Việc thanh toán bằng tiền mặt có lợi thế nhanh chóng, giản lược các thao tác công nghệ nhưng lại dễ xảy ra sai sót khi đếm nhầm số tiền hoặc trả lại sai tiền thừa cho khách.

Một số lưu ý khi thanh toán bằng tiền mặt:

• Nhân viên phải kiểm tra cẩn thận số tiền nhận được từ khách và thực hiện minh bạch trước mặt khách, nếu khách đưa thiếu thì tế nhị trình bày và thông báo đến khách, đồng thời, trả lại khách những tờ tiền quá cũ, mờ số seri hoặc bị rách, có chắp vá lớn.
• Tính toán chính xác tiền thừa sẽ trả lại cho khách (các phần mềm bán hàng như máy pos sẽ có thể làm tốt công việc này).
• Đề nghị khách hàng kiểm tra lại để đảm bảo đã nhận đủ tiền thừa trước khi ra về.
• Trường hợp khách thanh toán bằng tiền mặt nhưng sử dụng ngoại tệ phải xác định đơn vị ngoại tệ đó có được áp dụng tại nhà hàng của mình hay không, sau đó tiến hàng quy đổi sang tiền Việt, tính thêm phí đổi ngoại tệ (nếu có), xác nhận lại với khách hàng và thực hiện thanh toán. Cuối cùng đưa hóa đơn, biên nhận chuyển đổi ngoại tệ và tiền thừa cho khách hàng.

2. Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Là phương thức thanh toán thuận tiện và được ưu tiên lựa chọn cho những hóa đơn có giá trị lớn. Thanh toán bằng thẻ tín dụng có lợi thế tiết kiệm thời gian, nhanh chóng và chính xác, tuy nhiên, nhân viên thực hiện thanh toán phải thuần thục thao tác trên máy pos và có kiến thức về từng loại thẻ. Hiện nay, các loại thẻ được chấp nhận giao dịch tại các nhà hàng gồm có thẻ visa, mastercard, thẻ ATM (thẻ nội địa) và các thẻ tín dụng được nhiều khách quốc tế sử dụng nhưng ít phổ biến tại Việt Nam như thẻ JCB, Unionpay,…

Một số lưu ý khi thanh toán bằng thẻ tín dụng: 

• Kiểm tra thẻ có nằm trong danh mục được nhà hàng chấp nhận giao dịch thanh toán hay không.
• Kiểm tra tính hợp lệ của thẻ bao gồm các thông tin như tên chủ thẻ, mã số thẻ, thời hạn sử dụng thẻ, thẻ không bị khóa,…
• Kiểm tra loại thẻ để áp dụng chính xác thao tác trên máy pos cho từng loại thẻ riêng biệt (thẻ nội địa thực hiện thanh toán bằng cách nhét thẻ vào khe đọc dưới thân máy, và có yêu cầu nhập mã pin, còn thẻ visa hoặc mastercard thực hiện thanh toán bằng cách quét thẻ vào khe đọc nằm bên thân máy và không yêu cầu nhập mã pin).
• Sau khi thực hiện thanh toán, máy pos sẽ in biên lai giao dịch, một biên lai giao dịch sẽ tự động được chuyển đến thông báo cho tổ chức phát hành thẻ, nhà hàng giữ lại một biên lai có chữ ký của khách và một bản sao biên lai đưa cho khách.
• Trả lại thẻ cho khách cùng hóa đơn và biên lai thanh toán.

3. Thanh toán bằng séc

Phương thức thanh toán bằng séc không quá phổ biến trong giao dịch thanh toán tại các nhà hàng Việt Nam, nhưng là một nhân viên phục vụ (và cả thu ngân) đều cần phải biết đến phương thức thanh toán này để tránh bỡ ngỡ, lúng túng khi gặp trường hợp khách có nhu cầu dùng séc, thường là khách quốc tế.

Một số lưu ý khi thanh toán bằng séc: 

• Kiểm tra tính hợp lệ của tờ séc bao gồm các thông tin phải được in hoặc viết rõ ràng bằng bút mực, không được viết bằng bút chì hoặc mực đỏ, không có vết rách, tẩy xóa hay sửa chữa thông tin; Số tiền trên séc được ghi rõ ràng, đúng vị trí quy định và được ghi giống nhau bằng số và chữ; Tờ séc phải có chữ ký của người ký phát séc và người nhận chuyển nhượng bằng bút mực, kèm theo họ tên người ký.
• Mượn chứng minh thư hoặc hộ chiếu của khách để xác nhận với những thông tin ở mặt sau của tờ séc.
• Yêu cầu khách ký tên để đảm bảo giống với chữ ký có trên tờ séc.
• Chuyển đổi giá trị số tiền trên tờ séc sang tiền Việt và tiến hành thanh toán.

Quy trình thanh toán tại nhà hàng

• Sau khi khách hàng dùng bữa xong và có yêu cầu thanh toán, nhân viên phục vụ đến bàn xác nhận, đồng thời kiểm tra số khăn lạnh đã sử dụng (nếu nhà hàng tính tiền) và khách có trả lại món nào hay không (chai nước hoặc khăn lạnh mà khách không dùng đến).
• Xác nhận khách hàng sử dụng thẻ thành viên hoặc phiếu ưu đãi (nếu có).
• Báo với thu ngân để xuất hóa đơn.
• Đưa hóa đơn cho khách kiểm tra lại thông tin chính xác và số tiền phải trả.
• Xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng.
• Tiến hành thanh toán cho khách.
• Không yêu cầu hoặc có hành động yêu cầu khách hàng phải cho tiền tip.
• Xử lý các yêu cầu đặc biệt từ khách hàng như xuất hóa đơn đỏ, tách hóa đơn,…
• Yêu cầu khách ký tên hai lần vào biên lai giao dịch và bản sao biên lai khi thanh toán bằng thẻ hoặc ký xác nhận hóa đơn đỏ.
• Trả lại thẻ cho khách nếu thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc trả lại tiền thừa nếu thanh toán bằng tiền mặt và đề nghị khách kiểm tra lại tiền thừa trước khi rời đi.
• Chuẩn bị phiếu quà tặng, combo ưu đãi cho khách hàng (nếu có).
• Cảm ơn khách đã dùng bữa và tiễn khách.

Chuyện tiền bạc vẫn luôn là vấn đề nhạy cảm dù chỉ là một khoản tiền nhỏ, do đó, khi tiến hành thanh toán cần phải nắm rõ quy trình thanh toán tại nhà hàng và thực hiện một cách minh bạch, chính xác. Thông qua đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất, nhận được sự tin tưởng và thể hiện tính chuyên nghiệp của nhà hàng.

Hải Uyên